Tietosuojavastaava

Asiakastietolain mukaan terveydenhuollon organisaatioissa on oltava tietojen käsittelyn lainmukaisuuden seuranta- ja valvontatehtäviä varten nimettynä tietosuojavastaava.

Tietosuojavastaavan tehtävänä on organisaation erityisasiantuntijana auttaa rekisterinpitäjää saavuttamaan hyvän henkilötietojen käsittelytavan ja mahdollisten erityislakien edellyttämä korkea tietosuojan taso, jonka avulla voidaan rakentaa ja säilyttää luottamus rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välille.

Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista lainvastaiselta, ohjeiden vastaiselta tai henkilöä vahingoittavalta käytöltä ja käsittelemiseltä.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

sähköposti: tietosuojavastaava@kainuu.fi
puh. 044 797 0165
 

Yhteydenotot pyydetään tekemään ensisijaisesti sähköpostitse. Puhelimitse tapahtuvissa yhteydenotoissa toivotaan soittopyynnön jättämistä tietosuojavastaavan puhelinvastaajaan, mikäli häntä ei tavoiteta. Yhteydenottopyynnöissä on hyvä yleisellä tasolla kuvata, minkälaisista asioista halutaan neuvoja ja opastusta. Mitään yksityiskohtaisia luottamuksellisia tietoja ei tule viesteihin sisällyttää.

Potilas- ja asiakastietorekisterin käyttölokin tietopyyntö

Kai­nuun hyvinvointialueella tal­len­ne­taan lo­ki­tie­to­ja kai­kes­ta po­ti­las- ja asia­kas­tie­to­jen kä­sit­te­lys­tä. Si­nul­la on oi­keus saa­da tie­to sii­tä, ku­ka tai ket­kä ovat kä­si­tel­leet po­ti­las- tai asia­kas­tie­to­ja­si. Voit teh­dä pyyn­nön va­paa­muo­toi­ses­ti, käyt­tö­lo­kin tie­to­pyyn­tö-lo­mak­keel­la tai sähköisesti. Sähköistä pyyntöä varten tulee ensin rekisteröityä Suomi.fi-viestit -palvelun käyttäjäksi verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla osoitteessa: https://suomi.fi/viestit.

Suomi.fi-viestit -palvelun käyttäjäksi rekisteröitymisen jälkeen täytetään sähköinen potilas/asiakasrekisterin käyttölokin tietopyyntölomake Kainuun hyvinvointialueen tietosuojavastaavan käsiteltäväksi. Va­paa­muo­toi­ses­sa pyyn­nös­sä tar­vit­ta­vat tie­dot ovat ni­mi, hen­ki­lö­tun­nus, osoi­te, pu­he­lin­nu­me­ro ja ajan­jak­so, jol­ta lo­ki­tie­to­ja pyy­de­tään.

Kah­ta vuot­ta van­hem­pia lo­ki­tie­to­ja ei ole oi­keut­ta saa­da, jol­lei sii­hen ole eri­tyis­tä syy­tä. Myös va­paa­muo­toi­nen pyyn­tö tu­lee toi­mit­taa al­le­kir­joi­tet­tu­na. Lo­ki­tie­to­pyyn­tö kä­si­tel­lään tie­to­pyyn­tö­nä ei­kä sen joh­dos­ta laa­di­ta eril­li­siä sel­vi­tyk­siä.

 

Potilas- ja asiakastietorekisterin selvityspyyntö

Jos huomaat käyttölokitiedot saatuasi, että asiakastietojasi on käytetty tai luovutettu ilman riittäviä perusteita, tai sinulla on muu syy, voit pyytää asiasta selvityksen joko vapaamuotoisesti tai selvityspyyntö-lomakkeella. Selvityspyyntöön annetaan kirjallinen vastaus.

Pyynnöstä on käytävä ilmi:

•potilaan henkilö- ja yhteystiedot

•väärinkäytön ajankohta

•miten epäily syntyi (tietojen ilmaiseminen tai hyväksikäyttö)

•epäilty käyttäjä tai tekijä

•minkälaisista tiedoista on kyse tai mihin tietojärjestelmään epäilyt viittaavat

•muut mahdolliset lisätiedot.

Kirjalliset allekirjoitetut selvityspyynnöt lähetetään osoitteeseen:

Kainuun keskussairaala
Potilaskertomusarkiston kirjaamo
Sotkamontie 13 F1
87300 Kajaani

Oikeus lokitietoihin

Oikeus lokitietoihin on pääsääntöisesti henkilökohtainen. Potilaan lisäksi alaikäisen huoltaja tai potilaan laillinen edustaja voi tehdä lokitieto- tai lokiselvityspyynnön. Puolesta asioijan on todistettava oikeutensa tiedonsaantiin. Oikeus lokitietoihin voidaan evätä, jos tiedossa on, että tietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle, hoidolle tai jonkun muun oikeuksille.

Saa tukea ja apua digitaalisten palveluiden käyttöön YLE:n verkkosivuilta (Digitreenit)

 

tietosuoja tietosuojavastaava tietopyyntö selvityspyyntö potilastietojen väärinkäyttö potilastietojen käsittely lokitieto

Potilastietojen tilaaminen

Potilastietojen kopioiden pyytäminen ja toimittaminen tapahtuu potilaskertomusarkiston kirjaamosta.
Potilasasiakirjat toimitetaan kirjallisen, allekirjoitetun kopiopyynnön tai tarkastuspyynnön perusteella. Potilasasiakirjapyyntöjä ei voi tehdä sähköpostilla.

Sosiaalihuollon asiakasasiakastietojen tilaaminen

Kirjallinen allekirjoitettu asiakastietojen kopioiden pyyntö tai tarkastuspyyntölomake toimitetaan potilaskertomusarkiston kirjaamoon ja tiedot lähetetään pyytäjälle ao. toimintayksiköstä. Asiakasasiakirjapyyntöjä ei voi tehdä sähköpostilla.

Asia­kir­ja­ti­lauk­set ja EU:n tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen mu­kai­set tar­kas­tus­pyyn­tölomakkeet lä­he­te­tään kir­jal­li­ses­ti po­ti­laan/asiakkaan al­le­kir­joi­tuk­sel­la tai sähköisesti Kainuun hyvinvointialueen verkkosivuilla. Va­paa­muo­toi­ses­sa asia­kir­ja­ti­lauk­ses­sa on ol­ta­va seu­raa­vat tie­dot:

• po­ti­laan/asiak­kaan ni­mi ja hen­ki­lö­tun­nus
• mi­tä po­ti­las/asia­kas­tie­to­ja ha­lu­taan
• osoi­te, jo­hon ko­piot toi­mi­te­taan
• pu­he­lin­nu­me­ro
• al­le­kir­joi­tus ja päi­väys

Sähköistä pyyntöä varten tulee ensin rekisteröityä Suomi.fi-viestit -palvelun käyttäjäksi verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla osoitteessa: https://suomi.fi/viestit.

Suomi.fi-viestit -palvelun käyttäjäksi rekisteröitymisen jälkeen täytetään sähköinen potilaskertomustietojen kopiopyyntölomake tai asiakastietojen kopiopyyntölomake tai potilas/asiakastietojen tarkastuspyyntölomake Kainuun keskussairaalan potilaskertomusarkiston kirjaamon käsiteltäväksi.

Lähiomaisen oikeus tietoihin

Potilaan/asiakkaan lähiomaiset tai muut läheiset eivät pääsääntöisesti ole oikeutettuja omaisensa asiakirjoihin. Tietoja voidaan luovuttaa heille vain potilaan/asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Ellei potilas/asiakas pysty sairautensa tai tilansa vuoksi antamaan lupaa, potilastietoja voidaan antaa vain lähiomaiselle, jollei ole syytä olettaa, että potilas näin kieltäisi menettelemästä. Asian hoitamisen kannalta vain välttämättömät tiedot voidaan antaa. Pyynnössä on aina mainittava tietojen käyttötarkoitus.

Lähiomaisia ovat potilaslakiin liittyvän hallituksen esityksen (HE 185/1991) mukaisesti aviopuoliso, lapset, vanhemmat ja sisarukset. Muu läheinen voi olla potilaan avopuoliso, muu potilaan kanssa pysyvästi asuva henkilö tai läheinen ystävä. Tietojen saaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Tietoja voi tilata oheisella toista henkilöä koskevalla tietopyyntö lomakkeella.

Vainajan tietojen luovuttaminen

Potilaslain 13 § 3 momentin 5 kohdan mukaan kuolleen henkilön elinaikaisia potilastietoja voidaan luovuttaa vain siinä laajuudessa kuin ne ovat välttämättömiä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Pyynnössä on aina mainittava tietojen käyttötarkoitus. Tietoja voi tilata oheisella pyyntö vainajan tietojen luovuttamisesta lomakkeella. Tiedon antamisesta kopiona tai tulosteena peritään maksu seuraavasti:
- ensimmäiseltä sivulta 6,65 e (sis. alv 24 %)
- kultakin seuraavalta sivulta 0,12 e (sis. alv 24 %)

Muut asiakirjapyynnöt

Hallinnon asiakirjakopiot pyydetään hallinnon kirjaamosta. Henkilöstöasioihin liittyvät asiakirjakopiot pyydetään henkilöstöyksiköstä.
 

Asiakirjoista perittävät maksut

tarkastusoikeus tietosuoja