Henkilöstöpalveluissa henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sopimussuhteen perusteella sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen.
Tietoja kerätään palkan ja palkkioiden maksuun, rekrytointiin, lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, työterveyshuollon järjestämiseen, tilastointiin.
Kainuun hyvinvointialueen henkilöstöpalvelut noudattaa kaikissa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Henkilötieto: Kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti liittää henkilöön, esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero, ovat henkilötietoja. Erityisiä henkilötietoryhmiä ovat sellaisia henkilötietoja, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset uskomukset, kuulumisen ammattiyhdistykseen tai geneettiset tiedot, biometrisia tietoja henkilön yksilöimiseksi, terveystietoja sekä tietoja henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta.
Rekisteröity: Henkilö jota henkilötieto koskee.
Rekisterinpitäjä: Rekisterinpitäjä on toimija, joka määrittää yksin tai yhdessä muiden toimijoiden kanssa tarkoitukset ja tavat, jolla henkilötietoja käsitellään.
Henkilötietojen käsittelijä: Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan sellaista henkilöä, oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
Henkilötietojen käsittelijällä ei tarkoiteta rekisterinpitäjän (tai henkilötietojen käsittelijän) alaisuudessa työskenteleviä työntekijöitä, vaan henkilötietojen käsittelijä on tyypillisesti toinen organisaatio, joka suorittaa tietojenkäsittelypalveluita rekisterinpitäjän puolesta sopimuksen perusteella.
Kun työnhakija toimittaa työhakemuksen, hänestä kerätään seuraavat henkilötiedot:
nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
koulutus
esitietolomake koskien terveydentilatietoja
Työsuhteen alkaessa henkilöstä kerätään seuraavat henkilötiedot:
nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
terveydentilatiedot
pankkiyhteystiedot
verotustiedot
ammattiyhdistystiedot
ulosottotiedot
Työsuhteen aikana henkilöstä tallennetaan (kerätään) seuraavat henkilötiedot:
nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
tehtävänimike
terveydentilatiedot
henkilöstökortin valokuva
työajan seurantaan liittyvät tiedot
palkkatiedot
keskeytykset
Tietojen luovuttaminen muille rekisterinpitäjille tai henkilötietojen käsittelijöille
Henkilöstöpalveluissa kerätyt henkilötiedoista osa on salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän ulkopuolelle vain:
lakiin perustuvan oikeuden nojalla
viranomaisille
työterveyshuollolle lakisääteisten työterveyspalveluiden tuottamista varten
rekisteröidyn suostumuksella
luottoyhtiöt
matkatoimistot
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Palvelussuhteeseen liittyviä tietoja luovutetaan lainsäädäntöön perustuen:
valtionkonttorille
verottajalle
kuntien eläkevakuutukselle
ammattiliitoille
tilastokeskukselle
pankeille
Tietojen käyttö ja suojaaminen
Käyttäjinä on henkilöstöpalvelujen henkilöstö käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Tietoja saavat käyttää vain henkilökunnan asioiden hoitamiseen osallistuvat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät.
Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Tietojen käyttöä valvotaan säännöllisesti.
Rekisterin käyttö tapahtuu organisaation sisäisessä tietoverkossa, johon ei ole pääsyä organisaation ulkopuolelta.
Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilökunnan henkilötietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Asiakirjat säilytetään 2 - 50 vuotta sekä pysyvästi.
