Vammaisten palvelut

Rekisterinpitäjä:
Kainuun sote
PL 400
87070 Kainuu
Puh. 08 61561

Sähköposti kirjaamo.hyvinvointialue@kainuu.fi
Tietopyynnöt sote.arkisto@kainuu.fi

Tietosuojavastaava sähköpostiosoite tietosuojavastaava@kainuu.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Vammaispalveluissa henkilötietoja kerätään asiakkaan palvelun järjestämiseksi. Tietoja kerätään palvelun hakijoiden ja asiakkaiden palvelun tarpeen arviointiin, suunnitteluun, päätöksentekoon, toteutukseen ja seurantaan liittyen.  Lisäksi asiakastietoja käytetään vammaispalvelujen toiminnan kehittämiseen ja tilastointiin, asiakastietojen ja -maksujen käsittelyyn, tieteelliseen tutkimukseen ja arkistointiin. Kameravalvontajärjestelmiin kerätään ne tiedot, joita tarvitaan henkilökuntaan, omaisuuteen ja asiakkaisiin kohdistuvan rikollisuuden ehkäisemisessä ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä.

Mikäli rekisteröity ei anna pyydettyjä tietoja siltä osin kun tiedot liittyvät annettavaan palveluun, tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa palvelun turvallisuuteen, palvelun laatuun ja kattavuuteen sekä palvelun myöntämiseen.

Kainuun hyvinvointialue noudattaa kaikissa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa lainsäädäntöä. Henkilötietojen ensisijainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeiset käsitteet

Henkilötieto: Kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti liittää henkilöön, esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero, ovat henkilötietoja. Erityisiä henkilötietoryhmiä ovat  sellaiset henkilötiedot, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset uskomukset, kuulumisen ammattiyhdistykseen tai geneettiset tiedot, biometrisia tietoja henkilön yksilöimiseksi, terveystietoja sekä tietoja henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta.

Rekisteröity: Henkilö, jota henkilötieto koskee

Rekisterinpitäjä: Rekisterinpitäjä on toimija, joka määrittää yksin tai yhdessä muiden toimijoiden kanssa tarkoitukset ja tavat, jolla henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen käsittelijä: Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan sellaista henkilöä, oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Henkilötietojen käsittelijällä ei tarkoiteta rekisterinpitäjän (tai henkilötietojen käsittelijän) alaisuudessa työskenteleviä työntekijöitä, vaan henkilötietojen käsittelijä on tyypillisesti toinen organisaatio, joka suorittaa tietojenkäsittelypalveluita rekisterinpitäjän puolesta sopimuksen perusteella.

Keräämämme henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan hoivasi ja asiointisi järjestämiseksi välttämättömät ja tarvittavat henkilötiedot:

• nimi ja yhteystiedot
• henkilötunnus
• yhteydenoton syy

Rekisteri sisältää asioinnin ja hoivan kannalta välttämättömät tiedot, palvelun aikana ja palvelun järjestämisen yhteydessä syntyneet ja palvelua varten saapuneet tiedot.

Asiakastietojen luovuttaminen muille rekisterinpitäjille tai henkilötietojen käsittelijöille

Vammaispalvelujen vastuualueella kerätyt henkilötiedot on määritelty lainsäädännössä arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi. Asiakastietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän ulkopuolelle muille sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköille vain:

• asiakkaan/hänen laillisen edustajansa suostumuksella
  • rekisterinpitäjän ulkopuoliset sosiaalihuollon toimintayksiköt 
• lakiin perustuvaan oikeuden nojalla
  • toiselle sosiaalihuollon viranomaiselle
• tieteelliseen tutkimustyöhön sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti
• sopimukseen perustuen palveluntuottajille
• valitukset ja kantelut (hallinto-oikeus, KHO, Aluehallintovirasto, eduskunnanoikeusasiamies jne)
• lastensuojelulain 25 § mukainen ilmoitus
• asiakaslain 18 §:n mukaiset tilanteet

Liikennevakuutuslain 17.6.2016 82§ mukaan vakuutusyhtiöllä on oikeus salassapitovelvollisuuden estämättä sosiaalipalvelujen tuottajalta tai hoitolaitokselta pyynnöstä lausunto ja muita tietoja asiakasasiakirjoista, terveydentilasta, työkyvystä, hoidosta ja kuntoutuksesta.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on terveydenhuollon valtakunnallisista rekistereistä annetun lain (556/1989) sekä sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta annetun lain (409/2001) mukaan oikeutettu pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia keskusrekistereitä  

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä.

Tietojen käyttö ja suojaaminen

Rekisterin käyttö perustuu asiakkaan ja henkilökunnan väliseen asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen, jolloin tarvittaessa myös muissa hyvinvointialueen sosiaalihuollon yksiköissä syntyneet asiakastiedot ovat käytettävissä käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Tietoja saavat käyttää vain asiakkaan asioita hoitavat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät. Muut ovat sivullisia asiakkaan tietoihin nähden eikä heillä ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta saada tietoja käyttöönsä.

Toimintayksiköiden esimiehet määrittelevät käyttöoikeudet työntekijöille vammaispalveluiden rekistereihin. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.

Tietojen käyttöä valvotaan säännöllisesti.

Asiakasrekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Sähköisesti ylläpidettäviin asiakastietoihin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä ja ne on suojattu ulkopuoliselta käytöltä

Henkilötietojen säilyttäminen

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

Henkilötietolähde

• Väestörekisterikeskuksen ylläpitämä väestörekisteri: nimi, henkilötunnus, osoite, kotikunta
• rekisteröity (asiakas itse)
• omainen/edunvalvoja
• muut kuntayhtymän toimintayksiköt
• viranomaiset

Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista

Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa ja tullaan säätämään sitä täydentävässä kansallisessa lainsäädännössä. Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee verkkosivuillaan www.tietosuoja.fi tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja antaa toimintaohjeita oikeuksien käyttämiseen.

Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä