Rekisterinpitäjä:
Kainuun hyvinvointialue
PL 400
87070 Kainuu
Puh. 08 61561
Sähköposti kirjaamo.hyvinvointialue@kainuu.fi
Tietopyynnöt sote.arkisto@kainuu.fi
Tietosuojavastaava sähköpostiosoite tietosuojavastaava@kainuu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
Aikuisten sosiaalityössä henkilötietoja kerätään asiakkaan palvelujen järjestämiseksi ja etuuksien käsittelemiseksi. Tietoja kerätään asiakkaan palvelujen tarpeen arviointiin, suunnitteluun, toteutukseen ja elämäntilanteen seurantaan liittyen. Lisäksi tietoja käytetään sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittämiseen ja tilastointiin, asiakastietojen käsittelyyn, tieteelliseen tutkimukseen ja arkistointiin. Kameravalvontajärjestelmiin kerätään ne tiedot, joita tarvitaan henkilökuntaan, omaisuuteen ja asiakkaisiin kohdistuvan rikollisuuden ehkäisemisessä ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä.
Tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa palvelun laatuun ja kattavuuteen sekä etuuksien myöntämiseen. Asiakkaan auttaminen on vaikeaa, jos emme saa riittäviä tietoja.
Kainuun hyvinvointialue noudattaa kaikissa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa lainsäädäntöä. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan palvelusuhteeseen ja sitä ohjaa lainsäädäntö.
Keskeiset käsitteet
Henkilötieto: Kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti liittää henkilöön, esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero, ovat henkilötietoja.
Erityinen henkilötietoryhmä: Sellaiset henkilötiedot, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset uskomukset, kuulumisen ammattiyhdistykseen, geneettiset tiedot, biometriset tiedot henkilön yksilöimiseksi, terveystiedot sekä tiedot henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta.
Rekisteröity: Henkilö, jota henkilötieto koskee eli asiakas.
Rekisterinpitäjä: Toimija, joka määrittää yksin tai yhdessä muiden toimijoiden kanssa tarkoitukset ja tavat, joilla henkilötietoja käsitellään.
Henkilötietojen käsittelijä: Henkilö, oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietojen käsittelijä voi olla toinen organisaatio, joka suorittaa tietojenkäsittelypalveluita rekisterinpitäjän puolesta sopimuksen perusteella.
Keräämämme henkilötiedot
Kun asiakas varaa ajan aikuisten sosiaalityön toimipisteeseen tai hänestä tehdään lain mukainen ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta, hänestä kerätään seuraavat henkilötiedot:
- nimi ja yhteystiedot
- henkilötunnus
- ajanvarauksen syy
- perustiedot elämäntilanteesta
Rekisteri sisältää palvelun aikana ja palvelun järjestämisen yhteydessä syntyneet tai palvelua varten saapuneet tiedot.
Asiakastietojen luovuttaminen muille rekisterinpitäjille tai henkilötietojen käsittelijöille
Aikuisten sosiaalityössä kerätyt henkilötiedot on määritelty lainsäädännössä arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi. Asiakastietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän ulkopuolelle vain:
- asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella
- rekisterinpitäjän ulkopuolisille asiakkaan asiaan liittyville yhteistyökumppaneille tai sopimukseen perustuen palveluntuottajille
- asiakkaan läheisille
- lakiin perustuvaan oikeuden nojalla toiselle viranomaiselle
- tieteelliseen tutkimustyöhön sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Kansaneläkelaitoksen ja kunnan sosiaalihuollon viranomaisen keskinäisestä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta säädetään laissa toimeentulotuesta annetun lain muuttamisesta 1107/2016, 18 a §, 18 b §, 18 f §, 18 g § ja 18 h§.
Sosiaalisen luototuksen asiakkaiden henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaan valtuutuksella:
- Luottotietoja ylläpitäville tahoille: Suomen Asiakastieto Oy sekä Bisnode Finland Oy
- Velkaselvitysten osalta tietoja voidaan luovuttaa Ulosottolaitokselle, Kansaneläkelaitokselle, verohallintoon, perintäyhtiöille, pankeille ja muille luottoa myöntäville laitoksille sekä muille sosiaalista luottoa hakevaa henkilöä laskuttaville tahoille.
- Talous- ja velkaneuvonnalle.
Tietojen siirto kolmansiin maihin
Aikuisten sosiaalityöstä ei siirretä henkilötietoja kolmansiin maihin.
Tietojen käyttö ja suojaaminen
Rekisterin käyttö perustuu asiakkaan ja henkilökunnan väliseen asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen, jolloin tarvittaessa myös muissa hyvinvointialueen sosiaalihuollon yksiköissä syntyneet asiakastiedot ovat käytettävissä käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Tietoja saavat käyttää vain asiakkaan asioita hoitavat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät. Muuten kenelläkään ei ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta saada tietoja käyttöönsä.
Toimipisteiden esimiehet määrittelevät käyttöoikeudet työntekijöille aikuissosiaalipalveluiden käyttämiin rekistereihin. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Tietojen ja rekistereiden käyttöä valvotaan säännöllisesti.
Asiakasrekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Sähköisesti ylläpidettävät asiakastiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
Henkilötietojen säilyttäminen
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.
Henkilötietolähde
- Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä väestörekisteri: nimi, henkilötunnus, osoite, kotikunta
- rekisteröity (asiakas itse)
- omainen/edunvalvoja
- muut hyvinvointialueen toimintayksiköt
- viranomaiset
Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista
Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa ja sitä täydentävässä kansallisessa lainsäädännössä. Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee verkkosivuillaan www.tietosuoja.fi tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja antaa toimintaohjeita oikeuksien käyttämiseen.
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä
